Sökfält
Registret omfattar uppgifter om enskilda fotografer och om fotograffirmor. TIPS: Trunkera gärna sökbegreppet om det består av en del av ett ord eller namn. För trunkering används procenttecken. Exempel: "Holm" ger träff på allt som börjar med Holm och " %holm" ger träff på allt som slutar med holm.

Följande uppgifter finns att söka på:

1. Fotograf. Fotograffirma. Båda: Fältet ”båda” är automatiskt ifyllt och innebär att sökningen gäller både fotograf och fotograffirma.
2. Efternamn/firmanamn: Fältet söker på efternamn för personer eller firmananm för företag. Observera att fältet dock inte söker på alternativa namnformer (tidigare och senare namnformer osv.). Komplettera gärna med sökning i fritextfält. Exempel: Mimmi Gustafsson, gift Kinell, hittas endast via fritextsökning under namnet Kinell.
3. Förnamn: Fältet söker på förnamn för personer. Observera att fältet dock inte söker på alternativa namnformer (pseudonymer, smeknamn osv.). Komplettera gärna med sökning i fritextfält.
4. Född, från/till: (Omfattar även verksamhetstid för firma, startår). Observera att sökning på personer födda ett visst år kräver intervallsökning eftersom vissa saknar födelsedatum och månad. Exempelvis alla personer födda 1867 återfinns genom en intervallsökning på 1866-12-31 till 1868-01-01.
5. Död, från/till: (Omfattar även verksamhetstid för firma, slutår). Observera att sökning på personer döda ett visst år kräver intervallsökning eftersom vissa saknar dödsdatum och månad. Exempelvis alla personer döda 1963 återfinns genom en intervallsökning på 1962-12-31 till 1964-01-01.
6. Kön – Man/Kvinna/Båda: Fältet ”båda” är automatiskt ifyllt och innebär att sökningen gäller både manliga och kvinnliga fotografer.
7. Ort: Här kan du söka län, kommun, ortnamn och socken.
8. Specifikation: Kompletterande geografiska uppgifter så som gårdsnamn, kvarter, gatunamn och nummer. Till exempel kan du knyta alla fotografer till en ateljéadress, till exempel: Ort: Stockholm. Specifikation: Götgatan 3.
9. Tid, ort, från/till: Fältet ”Tid, ort” kan bara användas i kombination med Ort eller Specifikation. Fältet ger möjlighet att kombinera en ort med en viss tidpunkt eller period via enskilda årtal eller tidsintervaller.
10. Fritext: Här söker du uppgifter som inte finns i något av ovanstående fält.
11. Visa uppgift från: Visar poster från enskilda institutioner med hjälp av en förvalslista. Här är chansen störst att hitta poster med fotografier.

Det Nationella fotografregistret består av två delar. Den första delen består av auktoriserade uppgifter, dvs. verifierade personuppgifter (efternamn/firmanamn, förnamn, födelseår och dödsår – för firman motsvarar detta startår och slutår för verksamheten). Till auktoritetsregistret är knutet uppgifter om publikationer som fotografen/firman publicerat eller förekommer i. Den andra delen av det Nationella fotografregistret består av kompletterande uppgifter: Alternativa namn (till exempel flicknamn, pseudonymer osv.), topografiska uppgifter (verksamhetsort, födelseort osv.), anmärkningar (generella kommentarer från den uppgiftslämnande institutionen), historik/biografi och uppgifter om källor från vilka man hämtat uppgifterna om fotografen/firman. De kompletterande uppgifterna har lämnats av olika fotobevarande institutioner vilka själva står för informationens riktighet.

För att se de olika institutionernas uppgifter, dvs. bläddra i posterna, behöver du klicka på respektive institutions namn under rubriken Ytterligare information.

Utskrift
När du klickar på knappen ”Skriv ut” i fotografposten kommer du till en utskriftsvy. Där kan du först sortera uppgifterna enligt olika kriterier och därefter skriva ut. Vid utskrift visas samtliga institutioners uppgifter i samma vy.

Nationella fotografregistret bygger i huvudsak på uppgifter om avlidna svenska fotografer, som varit verksamma i Sverige och utomlands. Vissa undantag finns.